Le nuove "Linee Guida in materia di whistleblowing sui canali interni di segnalazione", in fase di pubblicazione, mirano a fornire indicazioni operative sulla gestione dei canali interni di segnalazione, al fine di garantire un'applicazione uniforme ed efficace della normativa sul whistleblowing e indirizzare i soggetti tenuti a dare attuazione alla stessa.
Le Linee Guida sui canali interni di segnalazione, di cui è disponibile il testo in consultazione sul sito ANAC, non sostituiscono né modificano le disposizioni contenute nella delibera ANAC n.311 del 12 luglio 2023 ma le integrano e completano per rendere più efficace il sistema di tutele del whistleblower disciplinato dal D.lgs. n. 24/2023.
Il d.lgs. n. 24/2023 prevede che gli enti implementino canali interni per ricevere e gestire le segnalazioni, incoraggiando il ricorso a questi canali per una più efficace prevenzione e un pronto accertamento delle violazioni. I canali interni sono considerati più efficaci per prevenire e accertare le violazioni, essendo più vicini all'origine delle questioni segnalate. Solo in particolari condizioni si può ricorrere al canale esterno attivato presso ANAC.
Ruolo delle organizzazioni sindacali: L'attivazione dei canali interni avviene con l'interlocuzione delle rappresentanze sindacali, con una funzione meramente informativa. L'ente deve informare il sindacato sugli elementi principali del canale interno, prima dell'approvazione dell'atto organizzativo.
La segnalazione può essere effettuata in forma scritta o orale, con l'obbligo di assicurare entrambe le modalità di ricezione.
Forma scritta: si ritiene che le segnalazioni debbano essere acquisite e gestite tramite piattaforma informatica dedicata per una maggiore sicurezza e protezione dei dati personali degli interessati. Ciò, in particolare, in considerazione della possibilità di cifrare i dati a riposo e di mantenere una interlocuzione riservata con la persona segnalante.
Forma orale: La segnalazione orale può essere effettuata tramite:
Viene indicato come fondamentale il prevedere modalità di tracciamento delle segnalazioni orali per garantire un procedimento corretto. A titolo esemplificativo, si suggerisce di conservare le registrazioni delle telefonate o dei messaggi vocali, previo consenso del segnalante, oppure di redigere un resoconto dettagliato della conversazione o un verbale dell'incontro, sottoscritto dal segnalante.
Le organizzazioni devono garantire canali interni facilmente accessibili da tutti gli aventi diritto che assicurino riservatezza e protezione dei dati personali (ad es. dai consulenti e dagli altri soggetti diversi dai dipendenti, ma comunque legittimati a presentare segnalazioni ai sensi dell’art. 3 del D.Lgs 24/2023)
Sanzioni: ANAC può applicare sanzioni amministrative pecuniarie da 10.000 a 50.000 euro per la mancata istituzione dei canali di segnalazione o per procedure non conformi. Responsabile è l'organo di indirizzo che risponde in solido con i suoi componenti.
L’entrata in vigore del D.lgs. n. 24/2023 comporta, per gli enti che adottano un Modello di organizzazione, gestione e controllo ex d.lgs. n. 231/2001, la previsione di un canale interno conforme ai requisiti della norma ed un intervento su quest’ultimo affinché risponda pienamente alla disciplina in materia di whistleblowing.
Il Modello 231 deve essere aggiornato in tre aree chiave:
ANAC suggerisce di documentare nel MOG 231 la procedura seguita per l’attivazione e la gestione del canale interno per le segnalazioni.
Unicità o duplicità del canale: per adeguare il MOG 231 al D.Lgs n. 24/2023 si suggerisce di prevedere un unico canale interno di segnalazione e non di mantenere due distinti canali di cui uno per le segnalazioni afferenti al MOG 231 e un altro per le violazioni previste dal d.lgs. n. 24/2023. L’ente, sulla base di motivate ragioni, può comunque valutare di mantenere i due canali di segnalazione distinti tra loro.
Nel caso di duplicità del canale, l'OdV destinatario di segnalazioni rilevanti sul piano MOG 231 dovrà avere cura di richiedere alla persona segnalante se intende beneficiare delle tutele in materia di whistleblowing.
Ruolo dell'OdV: In presenza di un unico canale, se il gestore delle segnalazioni whistleblowing è l'OdV, quest'ultimo riceve anche le segnalazioni sul Modello 231. Se il gestore è diverso dall'OdV, devono essere disciplinate le procedure di raccordo tra i due.
Compiti di vigilanza OdV: l’OdV, chiamato a vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello 231, dovrà conseguentemente vigilare anche sulla:
Comunicazione sui contenuti del Modello: Deve essere garantita la più ampia diffusione e conoscibilità dei contenuti del Modello all'interno dell'ente.
Formazione: La partecipazione alla formazione è obbligatoria e la mancata partecipazione va considerata una violazione del Modello.
Divieto di ritorsioni: Nell'aggiornare il Modello, l'ente deve esplicitare il divieto di ritorsione nei confronti del whistleblower.
Sistema disciplinare: Il sistema disciplinare deve prevedere sanzioni per chi commette ritorsioni, ostacola la segnalazione o viola l'obbligo di riservatezza.
Il d.lgs. n. 24/2023 prevede la possibilità di condividere il canale interno di segnalazione e la relativa gestione in determinati casi.
Gruppi di medie dimensioni (fino a 249 dipendenti): È ammessa la condivisione del canale interno mediante l'istituzione di una piattaforma unica, questa piattaforma:
Gruppi di grandi dimensioni (più di 249 dipendenti): Non è consentita la condivisione del canale interno, ma è possibile esternalizzare il servizio di ricezione e gestione della segnalazione a un soggetto terzo che può essere esterno al gruppo oppure può essere individuato nella capogruppo disciplinando le modalità di acquisizione e gestione delle segnalazioni tramite un contratto di affidamento.
Documentazione: Ogni società deve documentare la scelta nell'atto organizzativo o nel MOG 231, garantendo riservatezza e tutela dei dati.
Poteri di vigilanza di ANAC: Nel caso di gruppi con sedi in diversi Stati, ANAC può vigilare solo sul rispetto degli adempimenti relativi alle interlocuzioni con il segnalante da parte della società con sede in Italia.
La gestione della segnalazione deve essere affidata a un soggetto, interno o esterno, dotato di autonomia. Il gestore deve operare con imparzialità e indipendenza, avere una buona conoscenza in campo giuridico ed essere specificamente formato. E’ bene prestare attenzione al cumulo di incarichi, evitando, per quanto possibile, che la figura del RPD coincida con il gestore.
L'atto organizzativo deve disciplinare le ipotesi di conflitto di interessi in cui può trovarsi il gestore nella valutazione della segnalazione. E’ necessario prevedere che il gestore comunichi prontamente la situazione di potenziale conflitto all'organo di vertice e si astenga dal partecipare alle attività relative alla pratica specifica. La segnalazione deve essere trasferita a un altro soggetto/ufficio idoneo a garantire una gestione efficace, indipendente e autonoma della segnalazione.
ANAC ritiene che le organizzazioni sia pubbliche che private siano tenute ad individuare anche nell’atto organizzativo il soggetto che sostituirà il gestore anche in caso di assenza temporanea di quest’ultimo.
Attività del gestore: Il gestore deve rilasciare avviso di ricevimento, esaminare la segnalazione, svolgere l'istruttoria, fornire riscontro alla persona segnalante ed è responsabile della conservazione della documentazione inerente alla segnalazione e cancellazione.
Supporto al gestore: Il gestore può essere affiancato da altri soggetti con funzioni di supporto, individuati nell'atto organizzativo e autorizzati al trattamento dei dati personali. Nel caso l’ente nomini un gestore esterno, si ritiene opportuno che il personale di supporto sia individuato all’interno dell’ente stesso, anche nell’ottica di garantire al gestore una migliore conoscenza del contesto organizzativo in cui è chiamato a svolgere la sua attività.
Segnalazione trasmessa a una pluralità di soggetti: Se la segnalazione è inviata a più soggetti interni, va considerata come trasmessa a un soggetto non competente. I soggetti interni sono tenuti a trasmettere le stesse, entro sette giorni dal ricevimento, al soggetto interno competente, dandone contestuale notizia alla persona segnalante. Se la segnalazione è inviata anche a soggetti esterni, occorre valutare se sussistono le condizioni per una divulgazione pubblica.
L'applicazione della disciplina whistleblowing ha ricadute sui doveri di comportamento del personale. Le organizzazioni devono adeguare i codici etici, i codici di comportamento, il MOG 231 se presente, alle forme di responsabilità specifica che scaturiscono dalla gestione delle segnalazioni. È necessario inserire nei codici apposite disposizioni dedicate al whistleblowing, richiamando i doveri di riservatezza, trasmissione immediata delle segnalazioni e divieto di ritorsioni.
È necessario avviare specifiche attività di formazione e informazione per garantire una gestione consapevole e accurata delle segnalazioni. Deve essere prevista una formazione specifica ai soggetti addetti alla gestione delle segnalazioni.La formazione deve coinvolgere anche tutti i dipendenti e collaboratori dell'ente chiarendo, ad esempio, chi è il whistleblower, cosa può essere segnalato e con quali canali, quali sono le tutele che l’ordinamento garantisce alla persona segnalante e quali segnalazioni, invece, non rientrano tra quelle tutelate dalla norma.
Gli ETS svolgono un ruolo importante nel fornire sostegno alle persone segnalanti. L’attività degli ETS consiste in un supporto informativo che può precedere o seguire il processo di segnalazione. Gli ETS non possono effettuare un vero e proprio trattamento di dati personali e, se entrano in contatto con tali dati, sono tenuti a non utilizzarli per scopi diversi e a cancellarli tempestivamente. Il ruolo di facilitatore e quello degli ETS vanno tenuti distinti.
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