ISWEB S.p.A. - D.Lgs 24/2023 - Decreto Whistleblowing

Il Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24, rappresenta un pilastro fondamentale nell'evoluzione del quadro normativo italiano in materia di whistleblowing.

E' stato emanato in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, questo decreto segna un punto di svolta nella protezione delle persone che segnalano violazioni.

Con questo decreto, il legislatore italiano ha voluto rafforzare la cultura della trasparenza e della legalità all'interno delle organizzazioni pubbliche e private, promuovendo la segnalazione di illeciti come strumento essenziale per prevenire e contrastare la corruzione e altre forme di cattiva amministrazione

Cosa è il Whistleblowing

Il whistleblowing è la segnalazione, divulgazione oppure denuncia alle autorità, di violazioni di norme nazionali o dell’unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente pubblico o privato, di cui il segnalante è venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.

Il decreto legislativo n. 24/2023 in attuazione alla direttiva europea 2019/1937, le Linee Guida ANAC e la normativa sulla data protection regolamentano il whistleblowing in Italia.

Questa normativa coinvolge le organizzazioni del settore privato e pubblico che sono chiamate ad istituire un canale interno per le segnalazioni di comportamenti illeciti che tuteli la riservatezza e la confidenzialità del segnalante.

Essere conformi alla nuova normativa è essenziale per evitare le sanzioni e diffondere un clima di integrità, trasparenza e contrasto agli illeciti nell’organizzazione.

Quali sono i soggetti obbligati

I soggetti del settore pubblico ed i soggetti del settore privato devono dotarsi di propri canali interni di segnalazione che garantiscano la riservatezza dei dati del segnalante tramite l’applicazione di tecnologie come la crittografia.

Nel settore privato l’obbligo riguarda:

• le aziende che hanno più di 50 dipendenti;
• le aziende che hanno implementato un Modello 231;
• le aziende che operano in settori specifici compresi (a prescindere dal numero di dipendenti): il settore dei servizi, prodotti e mercati finanziari, della prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, della tutela dell'ambiente e della sicurezza dei trasporti.

Cosa può essere segnalato

L’ambito delle segnalazioni include: illeciti amministrativi, contabili, civili o penali; condotte rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/01 o violazione delle prescrizioni dei MOG; illeciti relativi ad appalti pubblici, servizi finanziari, prevenzione del riciclaggio, sicurezza dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, alimenti, salute pubblica, protezione dei dati personali, sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.

Chi può segnalare essendo tutelato

Il whistleblower è la persona che segnala gli illeciti di cui è venuto a conoscenza nel contesto lavorativo pubblico o privato, lo stesso è tutelato dalla legge affinché non subisca ritorsioni o discriminazioni.

Tra i soggetti che possono segnalare sono inclusi: dipendenti, lavoratori subordinati o autonomi, collaboratori che forniscono beni o servizi, liberi professionisti ed altri soggetti come volontari, tirocinanti ed azionisti.

La segnalazione anonima, che la norma equipara a segnalazioni ordinarie, non garantisce la protezione del segnalante, infatti, non si può proteggere chi non si conosce. Tuttavia, qualora il segnalante manifestasse la sua identità, ad esempio integrando la segnalazione con i suoi dati personali, allora godrebbe a pieno della protezione prevista dalla norma.

Come segnalare

• Canali interni al contesto lavorativo: il canale deve garantire la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione anche tramite l’utilizzo della crittografia. Il canale di segnalazione deve essere liberamente e facilmente accessibile da tutti. La segnalazione può essere effettuata sia in forma scritta che in forma orale (es. linee telefoniche, sistemi di messaggistica vocale, incontro diretto su richiesta del segnalante)
• Canale esterno (gestito da ANAC)
• Divulgazione Pubblica
• Denuncia all’Autorità Giudiziaria o Contabile

Cosa si intende per protezione dalle ritorsioni

La Legge garantisce protezioni specifiche per chi effettua una segnalazione, assicurando che non subisca ritorsioni o discriminazioni per aver reso nota una violazione.

Chi sono gli altri soggetti tutelati

Le misure di protezione dalle ritorsioni si applicano, oltre che al segnalante, anche alle persone dello stesso contesto lavorativo con uno stabile legame affettivo o di parentela, ai colleghi di lavoro, agli enti di proprietà della persona segnalante o agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo ed infine ai facilitatori, cioè ai soggetti che non rientrano nelle suddette categorie ma supportano il segnalante nell’inserimento della segnalazione.

Chi gestisce le segnalazioni e con quali scadenze

La gestione delle segnalazioni deve essere affidata a un responsabile interno o esterno, come previsto dal D.Lgs. 24/2023.

Il gestore può essere un ufficio dedicato, una funzione interna (es. Compliance, HR, Organismo di Vigilanza) o un soggetto terzo specializzato (es. Studio Legale). È fondamentale che sia indipendente, imparziale e formato sulla normativa.

Le scadenze sono tassative: il gestore deve rilasciare una ricevuta entro 7 giorni dalla segnalazione e comunicare l’esito dell’istruttoria entro 3 mesi.

Inoltre, deve garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, del segnalato e dei contenuti della segnalazione, utilizzando strumenti sicuri come la crittografia.

Una gestione efficace assicura conformità normativa e promuove fiducia e trasparenza all’interno dell’organizzazione oltre che valore per gli stakeholders.

Sanzioni previste e come rendersi conformi alla norma

Quali sono le sanzioni previste 

L’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) è l’unico soggetto competente ad applicare le sanzioni amministrative alle organizzazioni inadempienti:

• da 10.000 a 50.000 euro nel caso in cui siano state commesse ritorsioni o quando si accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza;
• da 10.000 a 50.000 euro nel caso in cui non sono stati istituiti canali di segnalazione, quando si accerta che non sono state adottate procedure per l'effettuazione e la gestione delle segnalazioni oppure che l’adozione di tali procedure non è conforme;
• da 500 a 2.500 euro nel caso in cui venga accertata la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia.

Cosa devono fare le organizzazioni per evitare le sanzioni

Gli enti al fine di essere conformi alla normativa dovranno:

• predisporre un canale interno per l’invio delle segnalazioni;
• definire il gestore delle segnalazioni identificando una persona o un ufficio interno oppure un soggetto esterno che, come indicato dalla legge, deve:
  • rilasciare alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione;
  • mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e richiedere alla stessa, se necessario, integrazioni;
  • dare seguito alle segnalazioni ricevute;
  • fornire riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione;
  • rispettare gli obblighi di riservatezza e tutela dell’identità della persona segnalante, del segnalato, di eventuali terzi coinvolti e dei contenuti della segnalazione;
  • rendere disponibili le informazioni relative al canale, alle procedure per la gestione delle segnalazioni;
  • aggiornare, se presente, il modello organizzativo e gestione 231;
  • rispettare i termini e le prescrizioni in materia di conservazione delle segnalazioni;
  • tutelare e proteggere il segnalante con il divieto di ritorsioni e discriminazioni.